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Queda poco tiempo para el lanzamiento de Microsoft Office 2013, previsto para finales de enero. Por el momento, los de Redmond ya han abierto una versión previa a todo el público con la posibilidad de probarla durante 60 días de forma gratuita.
Al igual que ha ocurrido con el sistema operativo Windows 8, Microsoft ha renovado notablemente su suite de productividad para adaptarse a las nuevas tendencias de los usuarios cuando trabajan con sus documentos, que buscan tenerlos disponibles en cualquier momento y lugar en el que se encuentren.
A partir de la nueva versión de Office será posible autenticarse en cada una de las aplicaciones disponibles para acceder directamente a los contenidos del usuario. Este proceso está íntimamente relacionado con una cuenta en SkyDrive, el servicio de almacenamiento personal en la nube que proporciona la compañía de forma gratuita. En caso de que el usuario lo configure de esta forma, todos los contenidos con los que trabaje de forma local estarán sincronizados en SkyDrive, por lo que se podrá acceder a ellos desde cualquier equipo (ordenador, tableta, Smartphone…). Incluso se ha previsto que aquellos que dispongan de una licencia de Office 2013 puedan descargar y ejecutar de forma temporal las aplicaciones en un equipo que no cuente con ellas, como pueda ser un ordenador público. Una vez que se cierre la sesión no quedará ningún rastro de software o contenidos privados.
La colaboración es otra de las facetas más trabajadas por los desarrolladores de la suite ofimática. En buena parte de las herramientas disponibles el uso compartido de documentos y revisiones se lleva a cabo de forma más eficaz y sencilla, incluyendo comentarios o presentaciones en línea.
A continuación, repasamos las principales novedades que los usuarios podrán encontrar en las aplicaciones del nuevo Microsoft Office 2013:
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Word 2013
El popular procesador de textos llega en esta nueva versión proporcionando mucho más que eso. En cierta forma, Microsoft le ha dado un toque para que se parezca más a una herramienta de maquetación como pueda ser Publisher o Adobe InDesign. Por fin, los usuarios podrán manejar imágenes y gráficos dentro de los documentos más fácilmente, ya que los textos se adaptan dinámicamente en función de donde se sitúen estos elementos.
La colaboración entre usuarios permite incluso introducir comentarios internos en los documentos
También se da prioridad a nuevas formas de visualizar y leer los documentos en columnas, mientras que con un clic de ratón será posible hacer zoom sobre cualquier objeto, tablas incluidas. Más aún, será posible reanudar la lectura donde la dejamos, ya que Word marcará automáticamente el último punto visitado.
En el lado del diseño, además de esa redistribución automática del texto en función del objeto añadido, también se han mejorado otros aspectos como las guías, que ayudarán en los procesos de alineación de los elementos que formen parte del diseño.
El uso de guías mejora el aspecto final de los documentos
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Por otra parte se encuentran las nuevas funcionalidades relacionadas con los documentos en PDF. Por primera vez, Word es capaz de editar este formato de la misma forma que ocurre con cualquier .doc.
Las hojas de cálculo de Microsoft también han sufrido importantes cambios. La productividad se mejorará considerablemente gracias a funciones como el Relleno rápido, que permite formatear y reorganizar los datos contenidos en las tablas. Por ejemplo, Si tenemos una única columna que contiene nombre y apellidos, será posible extraer esa información de forma independiente para almacenarla en tres campos distintos.
También se han incorporado las Tablas dinámicas recomendadas, que no es otra cosa que un Excel más inteligente capaz de resumir los datos en vistas previas a través de distintas opciones, eligiendo la que más nos convenga en cada momento.
Muchos usuarios sacarán un gran partido de las tablas dinámicas
Algo similar ocurre con los Gráficos recomendados ya que la aplicación proporciona distintas opciones para visualizar los patrones de datos y obtener de esta forma un vistazo rápido de ellos. En este sentido Excel ha mejorado notable en materia de Business Intelligence y análisis de datos, con un mayor control en el formato de los gráficos que se adapta a las necesidades concretas de los usuarios, pudiendo guardar esas configuraciones para futuros usos.
Gracias a las nuevas funciones inteligentes en Excel es posible sacar más partido de los datos corporativos
Power Point 2013
Aquellos que suelen realizar presentaciones con esta herramienta deberían estar de enhorabuena con la llegada de la nueva versión 2013.
Por un lado, las herramientas de diseño incorporadas permiten mejorar la calidad de estas populares presentaciones. Desde el momento en que se arranca la aplicación es posible acceder a plantillas predefinidas y variantes de ellas para personalizar rápidamente cada trabajo. Al igual que ocurre en Word, se han incorporado las Guías de alineación para colocar de forma más precisa cada elemento, ya sean textos, imágenes, gráficos, vídeos…
Se acabó comenzar desde cero cuando necesitamos crear una presentación en PowerPoint
Sin dejar de lado el apartado de diseño, otra potente funcionalidad en PowerPoint 2013 es la Combinación de formas mediante distintos métodos para conseguir otros elementos más complejos o simplemente con la apariencia deseada.
Mientras tanto, a la hora de mostrar la presentación en una pantalla adicional (proyector, televisión…) las posibilidades aumentan notablemente. La vista de moderador se ha mejorado para que se pueda aumentar o disminuir el tamaño de la diapositiva que se está visualizando. También se puede mostrar la siguiente diapositiva antes de lanzarla y se mantienen las notas internas asociadas. Por último, también será posible echar un rápido vistazo a las diapositivas disponibles a través de miniaturas para localizar alguna que deseemos mostrar sin pasar por el resto. Y todo ello mientras los espectadores tan sólo ven lo que nosotros queremos, sin que en ningún momento se les muestre el modo de diseño que tan mal queda en una pantalla de proyección.
Los moderadores disfrutarán de un interfaz totalmente remodelado al mostrar sus presentaciones
Outlook 2013
La comunicación en Outlook 2013 se hace más social y productiva que nunca. A los contactos existentes es posible asociarles sus cuentas en redes sociales como LinkedIn y Facebook, de tal forma que podremos acceder a esa información directamente desde el interfaz de Outlook.
A la hora de gestionar las tareas en Outlook se facilitan otras funcionalidades como la Visualización rápida de los horarios, citas, correos electrónicos y contactos sin necesidad de reorganizar las ventanas, ya que es posible volver a lo que estábamos haciendo una vez echado un vistazo concreto.
Por último, el apartado de búsqueda de información también es más completo. Ahora es posible localizar más rápidamente correos, archivos adjuntos, citas y contactos.
La limpieza del interfaz en las distintas herramientas de Office 2013 se hace patente
One Note 2013
El bloc de notas de Microsoft busca hacer un uso mucho más estrecho entre los distintos dispositivos con los que trabajan los usuarios. Se he prestado especial atención a la posibilidad de trabajar con un documento tanto desde el ordenador de sobremesa como el Smartphone o la tableta, ya que todos los archivos se pueden abrir con OneNote para su edición. Obviamente, cuando utilizamos la ‘app’ disponible para iOS, por ejemplo, las funciones de edición en Excel son más reducidas, pero lo que importa es que se pueda tener acceso a los documentos desde cualquier lugar.
El bloc de notas OneNote se ha rediseñado para sacar lo máximo de todos los dispositivos con los que trabajan los usuarios
La nueva versión de OneNote se ha diseñado teniendo muy en cuenta la usabilidad que proporciona Windows 8. De hecho, esta aplicación ya está disponible en versión Preview desde la Tienda Windows, así como para iOs, Android y Windows Phone 8.
Al igual que ocurre con el resto de herramientas de Office 2013, es posible sincronizar OneNote con SkyDrive y SharePoint, la plataforma de colaboración para empresas.