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Así como en las conversaciones cara a cara, al escribir un correo electrónico es importante mantener ciertas formas y modos correctos de comunicación.
Con la intención de dar algunas recomendaciones sobre lo que es adecuado y lo que no es en la comunicación por correo electrónico, el portal Ragan.com ha publicado un listado con algunas normas de etiqueta para los e-mail, que son indispensables para no entrar en situaciones comprometidas al redactar uno de estos mensajes.
A continuación compartimos estos útiles consejos:
1.Escribir mensajes sencillos y claros
Cuando redactamos un e-mail, es importante concentrarse en el motivo del mismo y dejar de lado información que no será de utilidad para el destinatario. Emplear frases cortas, listas y lenguaje simple nos ayudará a simplicar el contenido al mismo tiempo que facilitará la lectura del mensaje.
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2.-Responder a todas las preguntas y ser proactivos
Al recibir un correo electrónico en el que se plantean preguntas o cuestionamientos, lo mejor es responder de manera eficaz a todas estas en un sólo mensaje y tratar de anticiparnos a cuestionamientos futuros, para evitar perder tiempo en enviar y reenviar mensajes.
3.-Responder rápidamente
Como una atención a quienes nos escriben, lo mejor es responder siempre en un lapso no mayor a 24 horas después de que se recibe un e-mail.
4.-No olvidar la cortesía
Aunque se trate de un correo electrónico informal es recomendable no dejar pasar por alto las normas de cortesía básicas, tales como por favor y gracias.
5.-Cuidar la ortografía, gramática y puntuación
Para demostrar personalidad, seriedad y compromiso es importante cuidar estos aspectos, además de que facilitarán el entendimiento del mensaje por parte del destinatario.
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6.-Evitar escribir párrafos o todo el texto en mayúsculas
Muchas personas escriben párrafos completos o, incluso, todo el contenido de un e-mail en mayúsculas para dar relevancia a la idea. Sin embargo, este hecho dificulta la claridad y la lectura del mensaje por lo que se recomienda utilizar negritas o cursivas para resaltar los puntos de mayor relevancia en el mensaje.
7.-No utilizar textos de colores, emoticones y fondos especiales
Cuando el destinatario del mensaje es algún contacto del entorno laboral, estos elementos restan profesionalismo de cara al destinatario.
8.-Comprobar varias veces las direcciones de los destinatarios y archivos adjuntos
Esto puede resultar una garantía posteriormente de que no enviamos información importante a destinatarios equivocados.
9.-Ser claros en el asunto del mensaje
De esta manera nuestro e-mail causarán interés en el destinatario y los mensajes no serán ignorados.
10.-Evitar el sarcasmo y las bromas
Por la naturaleza propia de los correo electrónicos, los mensajes no siempre son capaces de transmitir al destinatario el significado real de este tipo de humor, por lo que lo mejor es evitarlo para no tener malos entendidos en el futuro.