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Las oficinas siguen produciendo regularmente documentos impresos como parte de su trabajo habitual. Aunque existen cada vez más medios para implementar un entorno sin papeles, pocas empresas son capaces de optimizar los cambios necesarios para hacerlo realidad.
Se lleva anunciando durante mucho tiempo la llegada de la ‘oficina sin papeles’. Esta utopía está lejos de llegar porque actualmente las empresas siguen imprimiendo mucha cantidad de papel como parte de su día a día: un dato que se desprende de la encuesta realizada a más de 500 pymes europeas de Coleman Parkes, en la encuesta ‘Comportamiento y Actitudes de usuarios de impresoras en la empresa‘ para Epson.
A través de este informe con las opiniones de 510 responsables de empresas de 1 a 100 trabajadores en Alemania, Italia, Francia, Reino Unido y España se llegó a la conclusión de que las empresas siguen imprimiendo mucho, e incluso a menudo de forma innecesaria. Serían necesarias políticas de uso para ejercer un mayor control del servicio de impresión en la oficina, especialmente pensando en la reducción de costes y residuos (protegiendo, por tanto, el medio ambiente).
Las empresas españolas entrevistadas disponían como media de dos impresoras de inyección de tinta y dos impresoras láser en la oficina; utilizando estas últimas básicamente para la impresión de cartas, hojas de cálculo y presentaciones -en su mayoría en formato texto.
Las empresas españolas no apuestan por el ahorro
El estudio muestra que las empresas españolas de servicios podrían ahorrarse un total de 4 millones de euros en ingresos comerciales perdidos y podrían empezar a aplicar unas nuevas políticas que promuevan activamente la eficiencia en el entorno de oficina. Un cambio de hábitos para un ahorro en costes. El 60% de las empresas encuestadas no cuenta con políticas activas para minimizar su huella de carbono. A pesar de esta elevada cifra, se esfuerzan cada vez más por mejorar este aspecto.
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Sólo el 42% de las empresas cuenta con políticas establecidas de desactivación de impresoras al final de la jornada. Queda mucho por recorrer, por tanto, en cuanto a ahorro energético.
En 2011, las ventas de dispositivos de impresión láser/LED a pymes en la Europa Occidental, crecieron más de un 3% hasta alcanzar los 5,5 millones de unidades. Según apunta un estudio de IDC para OKI, la popularidad de estos dispositivos presenta problemas de costes para las pymes. “A menudo la dirección no se da cuenta de que los costes de impresión aumentan en espiral y fuera de control. La tecnología gana en velocidad y calidad, haciendo que sea demasiado fácil para los usuarios pulsar el botón de imprimir”, apunta. Los costes al medio ambiente además de al bolsillo de las pequeñas empresas pueden ser más grandes de lo que los representantes de compañía sospechan. Todos los que presionan el botón de imprimir por default están contribuyendo a unos gastos monumentales.